Registro cartaceo
Prima dell'avvento dell'informatica, il sistema più in voga era quello di affidarsi ad un semplice libro delle scadenze come quello visualizzato qui sotto. Il registro, in questo caso, è diviso per mesi.
Questo sistema, pur richiedendo semplicemente un quaderno suddiviso in righe e colonne, non consente una gestione efficiente dei debiti e dei crediti, in quanto non permette di ottenere ad esempio, risultati aggregati significativi (ad esempio per periodo o cliente e fornitore) dei dati inseriti e un sistema di avvisi per individuare le Scadenze che stanno per arrivare al loro termine.
Foglio elettronico
Il Foglio elettronico è già un passo avanti verso una gestione efficiente delle Scadenze. Utilizzando il concetto di righe e colonne, Il foglio elettronico può permettere ad esempio di inserire dei totali parziali rispetto a determinati criteri oppure, ad esempio, utilizzare una colonna per calcolare il totale progressivo. Quando il numero delle scadenze diventa significativo, però, anche questo sistema mostra i suoi limiti.
Qui sotto trovate un esempio di un semplice scadenzario dei pagamenti da effettuare verso i fornitori. Con una semplice formula possiamo evidenziare gli importi delle scadenze ancora non pagati.
Software di gestione
Un ulteriore alternativa è quella di affidarsi ad una applicazione ad hoc pensata per la gestione delle scadenze: oggi si trovano molti prodotti che soddisfano questa esigenza. In questo articolo vogliamo parlarvi di MUNIA 2 offerto in prova da Daisoft.
Vantaggi
Il principale vantaggio di un software dedicato alla scadenze è quello di poter gestire senza fatica un numero molto grande di registrazioni, laddove sia il sistema cartaceo che quello basato su foglio elettronico mostrano chiari limiti.
Come altri software in commercio, MUNIA 2 permette di inserire facilmente Scadenze sia singole che ricorrenti (Es.: mutuo), le scadenze possono essere crediti, debiti o semplici appuntamenti (scadenza senza un importo associato).
Ciascuna scadenza inoltre può essere associata ad un cliente o fornitore prelevabile da una anagrafica (se il cliente fornitore non esiste può essere creato al momento dell'inserimento della scadenza).
Una funzionalità molto potente è quella che consente di raggruppare le scadenze secondo diversi criteri (periodo - cliente/Fornitore etc.); ancora più potenti sono le funzioni di raggruppamento e di filtro delle stampe dello scadenzario.
Quando una scadenza sta per arrivare al suo termine vengono visualizzati degli avvisi in modo da non farsi trovare impreparati.
Disponibile in due attivazioni: Base e WE. L'attivazione WE consente in più di gestire più scadenzari autonomi e di lavorare in multi-utenza in rete locale.
Svantaggi
Rispetto ad un Registro delle Scadenze realizzato tramite un foglio elettronico il software di gestione presenta lo svantaggio di una bassa personalizzazione per cui è necessario trovare il software giusto che soddisfa le proprie esigenze; il foglio elettronico permette, ad esempio, di personalizzare le colonne in maniera più flessibile. A tal proposito MUNIA 2 viene offerto gratuitamente nella sua versione demo per cui è possibile provare, senza limiti di tempo, le sue caratteristiche e verificare se soddisfa le proprie esigenze.
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